Wie Du Gutscheine verbuchst

Wie Du Gutscheine richtig verbuchst

Diese Hinweise sind ganz allgemein, unabhängig davon, ob es sich um Local Heroes oder sonstige Gutscheine handelt. (In diesen Anleitungen gehen wir immer davon aus, dass es sich um verkaufte Geschenkgutscheine handelt und nicht um Rabattgutscheine). Bitte beachte auch, dass es abhängig von Kassensystem und Steuerberater hier Abweichungen bei Dir geben kann. Daher sprich die Vorgehensweise unbedingt einmal mit Deinem Steuerberater durch.

Gutscheinverkauf

Allgemeines

Wenn Du einen Gutschein verkaufst, muss dieser immer aktiviert werden. Vergiss das bitte nicht, sonst kann der Kunde nichts mit dem Gutschein anfangen - er ist nur das Papier wert, auf dem er gedruckt ist!

Eigene Papiergutscheine selbst verkaufen

Wenn Du Deine eigenen Papiergutscheine selbst vor Ort verkaufst, fließt das Geld ja direkt zu Dir. Buchhalterisch werden Gutscheine allerdings auf ein separates Gutscheinkonto gebucht. Da in dem Moment aber Geld fließt, ist es wichtig, dass dieser Umsatz in Deiner Kasse auftaucht. Wenn der Gutschein bar bezahlt wird, gehört diese Zahlung natürlich auch in Dein Kassenbuch!

Wenn Du keine Kasse hast oder Dein Kassensystem keine Gutscheinfunktion hat, hilft als Notlösung auch ein Gutscheinbuch.

Sofern Du Mehrzweckgutscheine verkaufst, ist der Gutscheinverkauf auch erst mal kein Umsatz und es fließt auch erst mal keine Umsatzsteuer. Die fließt erst dann, wenn der Kunde den Gutschein einlöst.

In unserer Abrechnung findest Du eine Übersicht über diese selbst verkauften Gutscheine. Das Geld dafür hast Du ja schon direkt beim Verkauf erhalten. Auch wenn Du hier die Vorteile der Local Heroes nutzt, fällt keine Provision an, das Verkaufen Deiner eigenen Gutscheine ist völlig kostenfrei.

Stadtgutscheine und Gutscheine von anderen Händlern verkaufen

Wenn Du Papiergutscheinen Dritter selbst vor Ort verkaufst, und dabei ist es egal ob das Stadtgutscheine oder Gutscheine anderern Händler sind, ist das erst einmal ganz normaler Umsatz - mit dem Vorteil, dass wir Dir die Gutscheine erst nach der Aktivierung in Rechnung stellen. Eine Besonderheit ist, dass dieser Umsatz umsatzsteuerfrei ist, also 0% USt. enthält. Da wir ausschließlich Mehrzweckgutscheine über unsere Gutscheinständer verkaufen, fließt hier nie direkt Umsatzsteuer. Beachte das bitte, wenn Du die Artikel in Deiner Kasse anlegst. Für den Verkauf dieser Gutscheine erhältst Du ja 2% brutto als Verkaufsprovision, diese enthalten USt. Wir weisen das entsprechend auf unserer Abrechnung aus, dort wird dann auch die enthaltene USt. für die Buchhaltung entsprechend dargestellt.

Wenn Du in Deiner Kasse keine 0%-USt. Artikel anlegen kannst, wäre es ein möglicher Weg die Gutscheine als Artikel mit USt. zu verkaufen und am Ende eines Monats eine entsprechende Korrekturbuchung vorzunehmen. Bitte stimme diese Lösung aber auf jeden Fall im Vorfeld mit Deinem Steuerberater ab!

Gutscheineinlösung

Einlösung von eigenen Gutscheinen

Wenn Du Deine eigenen (egal ob on- oder offline verkaufte) Gutscheine einlöst, ist das Geld ja bereits zu Dir geflossen. Du oder Dein Steuerberater müssen jedoch wissen, wie hoch der eingelöste Gutscheinbetrag war, denn beim Gutscheinverkauf werden diese auf ein separates Konto gebucht. Von diesem Konto wird der eingelöste Betrag dann wieder in den Umsatz gebucht.

Damit dieser Vorgang so einfach wie möglich für Dich ist, erhältst Du zusammen mit der Abrechnung einen Kontoauszug über Dein Händlergutscheinkonto. Damit kann Dein Steuerberater seine Buchung machen.

Normalerweise können Kassensysteme Gutscheine direkt verbuchen, wobei es hier sehr viele mögliche Varianten gibt. Wichtig ist, dass der Gutschein als Wertgutschein und nicht als Rabattgutschein verbucht wird, denn nach der Einlösung wird bei Mehrzweckgutscheinen die USt. fällig. Wenn Dein Kassensystem eine Schnittstelle zu uns hat, erfolgt die Verbuchung in der Kasse komplett automatisch. Wenn Du hier keine Möglichkeit in Deinem Kassensystem findest, frag doch einfach bei dem Kassenhersteller nach, wie das möglich wäre.

Wenn Du keine Kasse hast oder Dein Kassensystem das überhaupt nicht kann, greif auch hier wieder auf Dein Gutscheinbuch zurück, um die Einlösung zu dokumentieren.

Einlösung von Stadtgutscheinen

Wenn Du Stadtgutscheine einlöst, ist das eigentlich eine bargeldlose Zahlung, wie EC Karte oder auch Überweisung. Steuerlich wird das auch genauso verbucht. Entsprechende Zahlungsgebühren weisen wir auf der Rechnung separat aus, die werden dann als normale Kosten gebucht.

In unserer Abrechnung weisen wir diese Einlösevorgänge mit den entsprechenden Gebühren detailliert auf, damit Du nachvollziehen kannst, dass das Geld auch wirklich geflossen ist.

Viele Kassensysteme haben Möglichkeiten frei definierbarer bargeldloser Zahlungen anzulegen oder sogar direkt Funktionen für Stadtgutscheine. Auch hier hilft Dir Dein Kassenhersteller sicherlich weiter. Wenn sich keine Lösung findet, kannst Du dir auch mit einem manuellen Eintrag in Deinem Kassenbuch behelfen. Frag hierzu am Besten bei Deinem Steuerberater nach.

Mehrzweckgutscheine?

In der Buchhaltung unterscheidet man zwischen Einzweck- und Mehrzweckgutscheinen. Auf Haufe.de gibt es dazu einen Artikel, der das Thema sehr gut erklärt. Bitte beachte, dass wir Deine Händlergutscheine Online und über die Gutscheinständer nur verkaufen können, wenn es Mehrzweckgutscheine sind!

https://www.haufe.de/finance/steuern-finanzen/einzelgutschein-vs-mehrzweckgutschein-in-der-umsatzsteuer_190_496076.html

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